شرح درس دمج المراسلات اول متوسط الفصل الأول

أرادت المدرسة طباعة شهادات تقدير لثلاثين طالبًا متفوقًا، فهل تُكتب ثلاثون شهادة؟ بل تُكتب شهادة واحدة وتتغير الأسماء وحدها، وهذه فكرة دمج المراسلات.

فكرة الدمج

يعتمد الدمج على ملفين:

• المستند الرئيس: النص الثابت مثل شهادة تقدير أو بطاقة دعوة بها فراغات للبيانات المتغيرة.
• قائمة المستلمين (مصدر البيانات): جدول فيه الأسماء وأي بيانات أخرى، كل صف يمثل مستلمًا.

ثم يدمج Word الاثنين فيعطيك مستندًا لكل صف في القائمة.

أمثلة على الدمج

• شهادات تقدير للطلاب المتفوقين.
• دعوات حفل اليوم الوطني لأولياء الأمور.
• بطاقات أسماء لحلقة تحفيظ.
• خطابات رسمية لأولياء الأمور بأسماء أبنائهم.

بدء الدمج

افتح علامة التبويب «مراسلات» (Mailings) ثم:

• اضغط «بدء دمج المراسلات» (Start Mail Merge).
• اختر نوع المستند: «رسائل» (Letters) أو «ملصقات» (Labels) أو غيرهما.

تحديد المستلمين

اضغط «تحديد المستلمين» (Select Recipients) ثم اختر أحد الخيارين:

• كتابة قائمة جديدة (Type a New List): تكتب الأسماء مباشرة داخل Word.
• استخدام قائمة موجودة (Use an Existing List): تختار ملف Excel جاهزًا فيه الأسماء.

إذا استعملت Excel فاجعل الصف الأول عناوين الأعمدة مثل: الاسم، الصف، الدرجة، ولا تترك صفوفًا فارغة وسط البيانات.

إدراج حقول الدمج

ضع المؤشر في المكان الذي سيظهر فيه الاسم ثم اضغط «إدراج حقل دمج» (Insert Merge Field) واختر الحقل المطلوب، فيظهر بين علامتين مثل «الاسم». كرر الأمر لكل بيانات متغيرة، وأبقِ بقية النص كما هو.