شرح درس إتمام عملية الدمج اول متوسط الفصل الأول

جهّزت حلقة التحفيظ دعوات لحفل ختام، وبقي أن نتأكد أن كل دعوة تحمل الاسم الصحيح قبل طباعتها. هذه مرحلة إتمام الدمج.

معاينة النتائج

من علامة التبويب «مراسلات» (Mailings):

• اضغط «معاينة النتائج» (Preview Results) فتظهر الأسماء الحقيقية مكان الحقول.
• تنقّل بين السجلات بأزرار السهمين، السابق والتالي.
• راجع كل سجل للتأكد من الاسم وطول النص وعدم قطعه.

تحرير قائمة المستلمين والتصفية

• اضغط «تحرير قائمة المستلمين» (Edit Recipient List) لتظهر القائمة في نافذة.
• ألغِ التأشير أمام من لا تريد إصدار مستند له.
• استعمل «تصفية» (Filter) لاختيار سجلات حسب شرط، كالطلاب الذين تقديرهم «ممتاز» فقط.
• استعمل «ترتيب» لترتيب الأسماء أبجديًا.

إنهاء ودمج

اضغط «إنهاء ودمج» (Finish & Merge) واختر:

• تحرير مستندات فردية (Edit Individual Documents): ينشئ مستندًا جديدًا فيه صفحة لكل مستلم، ويمكن تعديل أي صفحة قبل الطباعة.
• طباعة المستندات (Print Documents): يرسل النتائج إلى الطابعة مباشرة.
• إرسال رسائل بريد إلكتروني (Send Email Messages): يرسل لكل مستلم رسالته، ويلزم أن تحتوي القائمة عمودًا لعناوين البريد وأن يكون لديك حساب بريد مضبوط.

عند اختيار «تحرير مستندات فردية» ستسأل: الكل أو السجل الحالي أو من رقم إلى رقم، فاختر حسب حاجتك.

الحفظ

• احفظ المستند الرئيس الذي فيه الحقول باسم واضح مثل «شهادة تقدير» لتعيد استعماله لاحقًا مع قائمة أخرى.
• احفظ المستند الناتج بالمستندات الفردية باسم مختلف.

أخطاء شائعة في الدمج

• ظهور حقل فارغ: غالبًا لأن خلية الاسم فارغة في Excel أو لأن اسم العمود لا يطابق الحقل.
• ظهور اسم واحد في كل الصفحات: لأنك لم تدمج، أو عاينت سجلًا واحدًا ثم طبعت السجل الحالي.
• مسافات أو أحرف غريبة: يقتضي مراجعة البيانات في Excel وتصحيحها.