شرح درس قواعد البيانات والنماذج ثاني متوسط الفصل الثاني

تخيّل أن أمينة مكتبة المدرسة تسجّل أسماء الكتب والمعارين في دفتر ورقي. حين يسأل طالب عن كتاب معين تقلّب الصفحات طويلًا. ولو حفظت المعلومات في قاعدة بيانات لوجدت الكتاب في ثوانٍ.

ما قاعدة البيانات؟

«قاعدة البيانات مجموعة منظمة من المعلومات يسهل حفظها والبحث فيها وتعديلها»

• التنظيم: تُخزَّن المعلومات في جداول مرتبة، فلا تضيع ولا تتكرر.
• السرعة: نجد المعلومة المطلوبة في ثوانٍ مهما كثرت السجلات.
• الدقة: نقلّل الأخطاء لأن كل معلومة تُكتب في مكانها المخصص.
• المشاركة: يستطيع أكثر من مستخدم الاطلاع على البيانات نفسها.

الجدول والسجل والحقل

تتكون قاعدة بيانات مكتبة المدرسة من جدول اسمه «الكتب». كل صف في الجدول يمثل كتابًا واحدًا، وكل عمود يمثل معلومة عن الكتب.

• الجدول (Table): شبكة من الصفوف والأعمدة تحفظ بيانات موضوع واحد، مثل جدول الكتب أو جدول الطلاب.
• السجل (Record): صف واحد يضم كل معلومات عنصر واحد، مثل كتاب «رحلة إلى الرياض» بكل تفاصيله.
• الحقل (Field): عمود يخزّن نوعًا واحدًا من المعلومات، مثل «عنوان الكتاب» أو «سنة النشر».

أنواع البيانات

يطلب Access منا تحديد نوع البيانات لكل حقل، حتى يقبل القيم الصحيحة فقط ويمنع الأخطاء.

• نص قصير (Short Text): للأسماء والعناوين، مثل عنوان الكتاب.
• رقم (Number): للقيم التي نجري عليها حسابات، مثل عدد النسخ.
• تاريخ/وقت (Date/Time): للتواريخ، مثل تاريخ الإعارة.
• نعم/لا (Yes/No): لحالتين فقط، مثل هل الكتاب معار؟

المفتاح الأساسي

قد يوجد كتابان بالعنوان نفسه، فكيف نفرّق بينهما؟ نضيف حقلًا يحمل قيمة لا تتكرر أبدًا، مثل رقم الكتاب، ونجعله مفتاحًا أساسيًا.

• لا يتكرر: لا يوجد سجلان بقيمة المفتاح نفسها.
• لا يترك فارغًا: كل سجل لا بد أن يحمل قيمة في هذا الحقل.
• مثال: في جدول الطلاب يصلح رقم الطالب مفتاحًا أساسيًا، ولا يصلح الاسم لأن الأسماء قد تتشابه.

إنشاء جدول في برنامج Access

1. شغّل برنامج Access واختر «قاعدة بيانات فارغة» (Blank database).

2. اكتب اسم الملف، مثل ⁦مكتبة_المدرسة⁩، ثم اضغط «إنشاء» (Create).

3. من علامة التبويب «إنشاء» (Create) اختر «تصميم الجدول» (Table Design) لفتح عرض التصميم.

4. اكتب في عمود «اسم الحقل» أسماء الحقول بالترتيب: رقم الكتاب، عنوان الكتاب، المؤلف، سنة النشر، متوفر.

5. اختر نوع البيانات لكل حقل من عمود «نوع البيانات»: رقم، نص قصير، نص قصير، رقم، نعم/لا.

6. اضغط بزر الفأرة الأيمن على الحقل «رقم الكتاب» واختر «مفتاح أساسي» (Primary Key).

7. احفظ الجدول باسم «الكتب» ثم انتقل إلى عرض ورقة البيانات (Datasheet View) لتدخل السجلات.

النماذج لإدخال البيانات

إدخال البيانات في الجدول مباشرة يشبه الكتابة في شبكة واسعة، وقد نخطئ في الصف أو العمود. أما النموذج (Form) فيعرض سجلًا واحدًا في شاشة مرتبة بحقول واضحة.

• ينشئ Access نموذجًا سريعًا من علامة التبويب «إنشاء» ثم الأمر «نموذج» (Form) بعد تحديد الجدول.
• نكتب القيم في خانات النموذج، ونتنقل بين السجلات بأزرار الأسهم أسفل النموذج.
• يفيد النموذج الموظفين غير المتخصصين، لأنه يخفي تعقيد الجدول ويقلل الأخطاء.